Theo quy định tại Khoản 2, Khoản 6 Điều 40 Luật Thi hành án hình sự: “Vào ngày cuối cùng của thời hạn chấp hành án phạt tù, trại giam, trại tạm giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh hoàn chỉnh thủ tục theo quy định của pháp luật để trả tự do cho phạm nhân; cấp Giấy chứng nhận đã CHXAPT cho người đã CHXAPT”. Cơ quan cấp Giấy chứng nhận đã CHXAPT có trách nhiệm gửi Giấy chứng nhận đã CHXAPT cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Tòa án đã ra quyết định thi hành án, Cơ quan thi hành án dân sự (cùng cấp với Tòa án đã ra quyết định thi hành án đối với trường hợp chưa thực hiện xong hình phạt bổ sung, đền bù dân sự,...), Công an cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người CHXAPT về cư trú, Cục Hồ sơ nghiệp vụ Bộ Công an.
Đồng thời, Giấy chứng nhận đã CHXAPT được lưu vào hồ sơ phạm nhân. Theo quy định của chế độ hồ sơ năm 2013, trong thời hạn không quá 6 tháng sau khi phạm nhân CHXAPT, hồ sơ phạm nhân nộp lưu về cơ quan hồ sơ để quản lý, lưu trữ (phạm nhân chấp hành án ở trại tạm giam thuộc Công an tỉnh, thành phố, nhà tạm giữ, hồ sơ nộp về Phòng hồ sơ nghiệp vụ Công an cấp tỉnh; phạm nhân chấp hành án ở trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ, hồ sơ nộp lưu về Cục Hồ sơ nghiệp vụ).
Trong câu hỏi của công dân Phạm Sang không nêu cụ thể đã chấp hành án ở đâu, CHXAPT khi nào, đã liên hệ với cơ quan nào để xin trích sao Giấy chứng nhận đã CHXAPT và cơ quan nào trả lời hồ sơ đã bị thất lạc. Hiện nay, không có cơ quan, đơn vị nào có chức năng cấp lại Giấy chứng nhận đã CHXAPT. Để trích sao Giấy chứng nhận đã CHXAPT, công dân Phạm Sang liên hệ với cơ quan hồ sơ để giải quyết.