Công an Điện Biên: Cảnh báo doanh nghiệp, hộ kinh doanh về nguy cơ vi phạm pháp luật trong việc xuất hóa đơn bán hàng

Bán hàng online: Đừng đồng nhất gửi hàng với khách đã nhận hàng

Đây là tình huống rất đáng lưu ý đối với các hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán hàng trực tuyến. Điểm pháp lý cần xác định là: Khi nào quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua theo giao dịch cụ thể? Nghị định 254/2026/NĐ-CP lấy thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa làm căn cứ chung đối với bán hàng hóa.

Vì vậy, các cơ sở bán hàng online nên rà soát lại quy trình giữa: chốt đơn, đóng hàng, bàn giao vận chuyển, giao hàng thành công, đối soát, thu tiền và xác định rõ bước nào tương ứng với thời điểm chuyển giao theo giao dịch của mình. Không nên chỉ dựa vào thói quen vận hành của đơn vị vận chuyển để quyết định thời điểm lập hóa đơn.

Cung cấp dịch vụ: Quy tắc lại khác bán hàng hóa

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Với dịch vụ, người kinh doanh cần xác định ít nhất hai vấn đề: Dịch vụ đã hoàn thành chưa? Có khoản tiền nào được thu trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ không? Không nên dùng quy tắc của bán hàng hóa để áp dụng cho mọi loại dịch vụ.

 Đừng gom hóa đơn cho tiện nếu pháp luật không cho phép

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp đặc thù được lập hóa đơn theo thời điểm đối soát hoặc kỳ nhất định, trong đó có những nhóm hàng hóa, dịch vụ phát sinh thường xuyên và cần đối soát dữ liệu giữa các bên. Muốn áp dụng cách lập hóa đơn theo kỳ, cơ sở kinh doanh phải xác định mình có thuộc trường hợp pháp luật cho phép hay không.

Nếu hóa đơn đã lập bị sai thì sao? 

Sai sót trong hóa đơn điện tử không có nghĩa là cách xử lý duy nhất là xóa đi rồi lập lại. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, trong đó tùy trường hợp người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Khi phát hiện hóa đơn sai, người kinh doanh cần xác định hóa đơn sai ở nội dung nào, thuộc trường hợp nào và áp dụng đúng phương thức xử lý theo quy định hiện hành.

Không lập hoặc lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt

Quy định xử phạt về thuế, hóa đơn hiện được đặt trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định 310/2025/NĐ-CP và Nghị định 291/2026/NĐ-CP. Nghị định 291/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 21/7/2026. Các hành vi vi phạm về hóa đơn có thể bị xử phạt hành chính và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả theo từng hành vi, mức độ và tình tiết cụ thể.

Đặc biệt, hệ thống xử lý hóa đơn điện tử hiện nay gắn chặt hơn với dữ liệu phục vụ quản lý thuế. Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định dữ liệu hóa đơn điện tử là cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý thuế, vì vậy, hóa đơn không còn là một tờ giấy làm sau cho đủ hồ sơ. Đó là một phần dữ liệu của hoạt động kinh doanh và quản lý thuế.

Công an tỉnh Điện Biên khuyến cáo

Đối với hộ kinh doanh, nhất là các cơ sở bán lẻ, ăn uống, dịch vụ và bán hàng trực tuyến, cần rà soát lại thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2026; không mặc nhiên đồng nhất thời điểm thu tiền với thời điểm lập hóa đơn.

Đối với doanh nghiệp, cần cập nhật quy trình bán hàng, kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành; đặc biệt kiểm tra các giao dịch có nhiều lần giao hàng, cung cấp dịch vụ theo kỳ hoặc có đối soát dữ liệu.

Đối với người lao động phụ trách bán hàng, kế toán, thu ngân, cần được hướng dẫn rõ mốc thời gian lập hóa đơn tương ứng với từng loại giao dịch; không tự ý áp dụng cách “gom hóa đơn cho tiện”.

Đối với người đứng đầu cơ sở, cần coi việc rà soát hóa đơn là một phần của quản trị rủi ro pháp lý, bởi sai sót có thể bắt đầu từ một thao tác rất nhỏ nhưng kéo theo hệ quả về thuế, hóa đơn và dữ liệu quản lý.