Phòng Cảnh sát giao thông Công an Hưng Yên: Từ những trang giấy cũ đến sáng kiến số hóa hơn 2 triệu hồ sơ

Với hồ sơ cũ, việc đưa tài liệu qua máy quét không phải lúc nào cũng thuận lợi. Giấy mỏng, rách hoặc cong mép gây khó khăn khi quét; còn chụp bằng camera lại phát sinh nhiều bước xử lý ảnh, đặt tên, sắp xếp. Khi khối lượng lên tới hàng triệu hồ sơ, những thao tác kéo dài vài phút trở thành áp lực lớn về tiến độ, nhân lực và chất lượng lưu trữ.

Xuất phát từ thực tế đó, nhóm tác giả gồm 08 đồng chí, trong đó đồng chí Nguyễn Ngọc Phương, Trưởng phòng Cảnh sát giao thông làm Trưởng nhóm và các đồng chí Nguyễn Chiến Thắng, Đặng Hồng Trang, Nguyễn Quốc Việt, Nguyễn Thanh Bình, Trần Ngọc Dinh, Trần Đức Lời và Nguyễn Văn Vũ thuộc Đội Đăng ký, quản lý phương tiện giao thông cơ giới đường bộ đã cùng nghiên cứu tìm lời giải. Nhóm tập trung vào những công đoạn đang tốn nhiều công sức, kết hợp kinh nghiệm nghiệp vụ với công nghệ để xây dựng công cụ phù hợp với người trực tiếp làm việc, tận dụng được thiết bị sẵn có tại đơn vị.

Giải pháp mang tên “Phần mềm hỗ trợ scan tài liệu phục vụ số hóa, chuẩn hóa và quản trị hồ sơ đăng ký, quản lý phương tiện” tập trung giải quyết hai vướng mắc lớn: xử lý tài liệu cũ và tổ chức hồ sơ số thống nhất. Nền giấy được làm sáng nhưng màu dấu, chữ ký, ghi chú vẫn được giữ lại để đối chiếu; các tệp được đặt tên, lưu trữ theo mã hồ sơ hoặc biển số. Nhờ đó, cán bộ giảm được nhiều thao tác lặp lại, đồng thời thuận lợi hơn khi tìm kiếm, kiểm tra và bàn giao dữ liệu.

Kết quả đo kiểm thực tế cho thấy, thời gian số hóa một hồ sơ giảm từ khoảng 4 - 5 phút xuống còn 45 - 60 giây, tương đương mức giảm khoảng 75 - 85%. Phần mềm đã được áp dụng trong đợt cao điểm số hóa với khối lượng 2.197.554 hồ sơ đăng ký, quản lý phương tiện. Theo tính toán quy đổi, thời gian tiết kiệm ước tính hơn 109.000 giờ công.

Vài phút ở mỗi hồ sơ, khi cộng lại, trở thành một nguồn lực đáng kể, bớt công sức cho những thao tác thủ công giúp cán bộ có điều kiện tập trung kiểm tra chất lượng, đối chiếu thông tin và thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác. Giá trị của sáng kiến được thể hiện ngay trong cách tổ chức công việc, giảm áp lực cho người thực hiện mà vẫn chú trọng yêu cầu chính xác của hồ sơ.

Ưu thế của giải pháp còn ở khả năng sử dụng máy tính, camera phổ thông, phù hợp với điều kiện cơ sở. Qua khảo sát thực tế, chi phí trang bị cho 105 điểm số hóa trong Công an tỉnh Hưng Yên có thể giảm khoảng 630 - 987 triệu đồng so với sử dụng máy quét chuyên dụng. Các công đoạn xử lý chính được thực hiện ngay tại đơn vị, không phụ thuộc kết nối Internet, giúp cán bộ chủ động hơn trong quá trình số hóa.

Những cải tiến ở khâu lưu trữ cũng tạo thuận lợi cho công việc liên quan trực tiếp đến người dân, doanh nghiệp. Khi cần xác minh hoặc giải quyết thủ tục về phương tiện, bản điện tử rõ ràng, được lưu đúng mã giúp cán bộ tìm và đối chiếu thông tin thuận tiện hơn. Chất lượng phục vụ vì thế được chuẩn bị từ chính sự cẩn trọng trong quản lý từng hồ sơ.

Sáng kiến đã đạt giải Ba Cuộc thi “Tìm kiếm ý tưởng, giải pháp cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh Hưng Yên năm 2026”. Kết quả ấy ghi nhận nỗ lực của nhóm tác giả trong việc đưa một ý tưởng xuất phát từ công việc hằng ngày thành giải pháp có thể áp dụng trên quy mô lớn. Trong thời gian tới, nhóm tác giả sẽ tập trung hoàn thiện phần mềm từ phản hồi thực tế, chuẩn hóa quy trình và chuẩn bị dữ liệu để cập nhật vào hệ thống nghiệp vụ khi đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Khả năng tận dụng thiết bị phổ thông cùng kinh nghiệm xử lý tài liệu cũ là những yếu tố để các đơn vị, địa phương khác nghiên cứu, áp dụng phù hợp.

Đồng chí Nguyễn Ngọc Phương, Trưởng phòng Cảnh sát giao thông Công an tỉnh Hưng Yên, Trưởng nhóm tác giả chia sẻ: “Chúng tôi xác định số hóa hồ sơ phải góp phần xây dựng dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung” theo yêu cầu của Bộ Công an. Mỗi cải tiến phải giúp công việc chính xác hơn và người dân được phục vụ tốt hơn. Với lực lượng Cảnh sát giao thông, hết lòng vì Nhân dân cũng là chủ động nhận việc khó, dành thêm công sức nghiên cứu, quyết tâm tháo gỡ những vướng mắc trong công việc. Chúng tôi sẽ tiếp tục hoàn thiện sáng kiến, nâng cao trách nhiệm của từng cán bộ, lấy chất lượng giải quyết công việc và sự hài lòng của Nhân dân làm thước đo, phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao”.

Từ những trang giấy cũ, câu chuyện của nhóm cán bộ Phòng Cảnh sát giao thông Công an tỉnh Hưng Yên cho thấy sự tận tâm có thể bắt đầu ở những công việc người dân ít nhìn thấy. Một thông tin được gìn giữ chính xác, một khâu xử lý được cải tiến hôm nay sẽ tạo điều kiện để giải quyết tốt hơn công việc của người dân về sau. Bền bỉ làm tốt những việc ấy cũng là cách để mỗi sáng kiến tiếp tục có ích sau cuộc thi, để tinh thần “Vì Nhân dân phục vụ” hiện diện trong từng việc làm hằng ngày.