Tăng cường công tác tu bổ, phục chế hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ trong tình hình mới

Trải qua thời gian, dưới tác động của điều kiện môi trường, quá trình khai thác, sử dụng, nhiều hồ sơ, tài liệu có nguy cơ xuống cấp, hư hỏng. Vì vậy, tu bổ, phục chế hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ là nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng, góp phần bảo vệ và phát huy giá trị của nguồn tài liệu nghiệp vụ.

Trước yêu cầu ngày càng cao của công tác hồ sơ trong tình hình mới, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, Công an tỉnh Nghệ An đã chủ động tăng cường công tác kiểm tra, rà soát, phân loại và xác định tình trạng của hồ sơ, tài liệu; tập trung xử lý những tài liệu bị rách, nhàu, bong gáy, giòn, mục hoặc có dấu hiệu hư hỏng. Quá trình tu bổ, phục chế được thực hiện tỉ mỉ, thận trọng, đúng quy trình, hạn chế tối đa việc làm thay đổi nội dung, đặc điểm và giá trị của tài liệu gốc.

Đây là công việc đòi hỏi sự kiên trì và chính xác cao. Từ việc vệ sinh, làm phẳng, gia cố từng trang giấy đến sắp xếp, hoàn thiện lại hồ sơ, mỗi công đoạn đều được cán bộ thực hiện cẩn trọng. Đối với những tài liệu có giá trị nghiệp vụ, yêu cầu bảo quản càng được đặt lên hàng đầu, bởi chỉ một thao tác không phù hợp cũng có thể ảnh hưởng đến tình trạng và giá trị của tài liệu.

Song song với tu bổ, phục chế thủ công, đơn vị chú trọng ứng dụng khoa học, công nghệ và đẩy mạnh số hóa hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện bảo quản lâu dài, hạn chế việc khai thác trực tiếp bản gốc, đồng thời nâng cao hiệu quả tra cứu, sử dụng thông tin khi thực hiện nhiệm vụ. Việc kết hợp giữa bảo quản hồ sơ truyền thống với giải pháp số hóa đang từng bước tạo nên phương thức quản lý khoa học, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số trong công tác Công an.

Trong tình hình mới, khi yêu cầu quản lý, khai thác và sử dụng thông tin ngày càng cao, công tác tu bổ, phục chế hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ cần tiếp tục được quan tâm, đầu tư và thực hiện thường xuyên. Đây không chỉ là nhiệm vụ bảo quản tài liệu đơn thuần mà còn là một trong những giải pháp quan trọng góp phần bảo vệ tài liệu nghiên cứu phục vụ cho công tác nghiệp vụ cũng như công tác truy nguyên những thông tin giá trị giải quyết chế độ chính sách cho người có công với cách mạng. Vì vậy mỗi cán bộ làm công tác tu bổ, phục chế tài liệu, hồ sơ luôn nêu cao khẩu hiệu: “ Cẩn trọng trong từng trang tài liệu- Trách nhiệm trong quản lý từng loại hồ sơ- Chủ động trước yêu cầu  trong tình hình mới”.