Từ những tủ hồ sơ đến tàng thư cư trú điện tử ở Hưng Yên

Tàng thư căn cước, cư trú là nguồn tài liệu nghiệp vụ có giá trị, lưu giữ thông tin về quá trình cư trú của công dân qua nhiều thời kỳ. Tuy nhiên, một khối lượng lớn hồ sơ vẫn được lưu trữ dưới dạng giấy trong thời gian dài, đặt ra yêu cầu phải có phương thức bảo quản, quản lý và khai thác phù hợp hơn trong điều kiện chuyển đổi số. Từ yêu cầu đó, Công an tỉnh Hưng Yên xác định số hóa hồ sơ, tài liệu về cư trú không đơn thuần là việc chuyển hồ sơ giấy thành bản điện tử, mà là quá trình chuẩn hóa, bảo quản và từng bước tạo lập nguồn dữ liệu phục vụ lâu dài cho công tác Công an.

Trên cơ sở chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Công an, Công an tỉnh đã tổ chức rà soát tổng thể khối lượng hồ sơ tại Công an các xã, phường, xác định rõ phạm vi, yêu cầu và tiến độ thực hiện; đồng thời phân công đơn vị chức năng trực tiếp hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và tổng hợp kết quả. Qua rà soát, toàn tỉnh có 948.851 hồ sơ cư trú phát sinh trước ngày 01/7/2021 thuộc diện cần số hóa. Khối lượng lớn, hồ sơ được hình thành và lưu trữ qua nhiều năm, chất lượng tài liệu không đồng đều khiến quá trình thực hiện đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ về phương tiện, nhân lực và quy trình nghiệp vụ.

Vì vậy, Công an tỉnh tập trung bảo đảm các điều kiện cần thiết ngay từ cơ sở. Trong đợt đầu, 42 máy Scan được trang cấp cho Công an các xã, phường; đồng thời tiếp tục khảo sát để bổ sung thiết bị cho những đơn vị có khối lượng hồ sơ lớn. Các đơn vị chức năng phối hợp kiểm tra, hỗ trợ cài đặt, kết nối thiết bị với hệ thống quản lý lưu trữ và số hóa tàng thư điện tử, bảo đảm việc thực hiện thống nhất, an toàn.

Cùng với thiết bị, yếu tố nghiệp vụ được đặc biệt chú trọng. Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội tổ chức hướng dẫn trực tiếp cho cán bộ thực hiện công tác tàng thư tại Công an cấp xã, từ khâu rà soát, phân loại, chỉnh lý hồ sơ đến quét tài liệu, kiểm tra chất lượng bản quét, nhập dữ liệu, cập nhật và hoàn thiện trên hệ thống. Trong quá trình triển khai, những khó khăn phát sinh tại cơ sở được tiếp nhận, hướng dẫn xử lý; các tổ công tác được tăng cường xuống những đơn vị còn gặp vướng mắc hoặc có tiến độ chưa đáp ứng yêu cầu. Đặc biệt, Công an tỉnh chú trọng theo dõi tiến độ thường xuyên, qua đó kịp thời nhận diện những điểm nghẽn về thiết bị, nhân lực, đường truyền và quy trình để có phương án điều chỉnh.

Trên nền tảng hướng dẫn thống nhất của Công an tỉnh, nhiều Công an xã, phường đã chủ động tìm ra cách tổ chức phù hợp với điều kiện thực tế. Tại một số đơn vị, chỉ huy Công an xã, phường trực tiếp phụ trách, phân công cán bộ theo từng công đoạn và thường xuyên kiểm tra tiến độ. Có nơi tổ chức số hóa theo dây chuyền, tách riêng các khâu rà soát, chỉnh lý, quét tài liệu, kiểm tra chất lượng và nhập dữ liệu, giúp cán bộ tập trung vào từng nhiệm vụ và hạn chế thời gian chờ giữa các công đoạn. Ở những đơn vị có khối lượng hồ sơ lớn, cán bộ được bố trí thời gian làm việc linh hoạt để tăng thời gian vận hành thiết bị. Việc tranh thủ thời gian ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ được thực hiện khi cần thiết, nhằm duy trì tiến độ trong điều kiện cán bộ Công an cấp xã đồng thời phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác.

Những cách làm trên bước đầu mang lại kết quả tích cực. Từ ngày 01/8/2026 đến nay, toàn tỉnh đã số hóa 49.489 hồ sơ cư trú; các hồ sơ sau khi thực hiện được kiểm tra, đối chiếu và cập nhật trên hệ thống, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, lưu trữ và khai thác thông tin về cư trú.

Trước khối lượng hồ sơ lớn, được hình thành và lưu trữ qua nhiều năm, trong khi điều kiện về thiết bị, nhân lực và thời gian tại cơ sở còn hạn chế, Công an tỉnh Hưng Yên sẽ tiếp tục tập trung chỉ đạo, huy động tối đa nguồn lực, tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc tại cơ sở; kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, bảo đảm tiến độ và chất lượng số hóa. Với quyết tâm chính trị cao nhất, toàn lực lượng Công an tỉnh phấn đấu hoàn thành việc số hóa toàn bộ hồ sơ cư trú trước ngày 30/6/2027, tạo nền tảng để tra cứu, khai thác thuận lợi hơn, phục vụ công tác quản lý nhà nước về cư trú, công tác nghiệp vụ, phòng ngừa, đấu tranh phòng, chống tội phạm và giải quyết thủ tục hành chính cho Nhân dân, góp phần đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong Công an nhân dân./.