Theo đó, Thông tư này quy định về lưu trữ số tài liệu, xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. Áp dụng đối với Công an các đơn vị, địa phương và cá nhân, tổ chức có liên quan đến lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.

Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Thông tư quy định rõ tài liệu lưu trữ số là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, Ngành Công an qua các thời kỳ lịch sử của đất nước. Tài liệu lưu trữ số có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn để nghiên cứu, học tập phục vụ công tác bảo vệ an ninh quốc gia, bảo đảm trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng chống tội phạm.

Giá trị của tài liệu lưu trữ số

Theo Thông tư quy định, tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Sử dụng tài liệu lưu trữ số bằng phần mềm ứng dụng tại đơn vị.

Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

Bản dành cho người sử dụng được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số theo định dạng gói tin sử dụng (DIP) để cung cấp theo mục đích sử dụng.

Người sử dụng chỉ được thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống.

Tài liệu lưu trữ số tiếp cận có điều kiện bao gồm tài liệu có chứa bí mật nhà nước và các tài liệu quy định tại Nghị định số 113/2025/NĐ-CP.

Đối với tài liệu lưu trữ số không chứa bí mật nhà nước, Công an các đơn vị trực thuộc Bộ và Công an cấp tỉnh lập danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện thuộc phạm vi quản lý, gửi lấy ý kiến thống nhất của Văn phòng Bộ Công an, báo cáo đồng chí Bộ trưởng phê duyệt danh mục.  

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số

Điểm a, khoản 7 Điều 12 Thông tư quy định Bộ trưởng Bộ Công an có thẩm quyền duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài.

Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương, Trưởng Công an cấp xã có thẩm quyền duyệt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số thuộc quản lý cho Công an các đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lượng Công an nhân dân và cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước.

Lãnh đạo đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ số thuộc Công an các đơn vị, địa phương có thẩm quyền duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của sĩ quan, hạ sĩ quan trong Công an đơn vị, địa phương.

Chánh Văn phòng Bộ Công an, Giám đốc Công an cấp tỉnh quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử do đơn vị, địa phương quản lý.

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.