Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Tây Ninh với công tác số hóa hồ sơ, tài liệu

Cán bộ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ thực hiện số hóa hồ sơ nghiệp vụ.

Thực hiện chỉ đạo của Bộ Công an về số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ trong Công an nhân dân, nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ, tập trung chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ, tài liệu từ thủ công sang quản lý trên máy tính, từng bước nâng cao chất lượng công tác quản lý, thống kê, truy xuất tài liệu, hạn chế việc khai thác trực tiếp hồ sơ gốc. Ngay từ đầu năm 2023, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Tây Ninh đã chủ động khảo sát, đánh giá thực trạng làm cơ sở tham mưu cho Ban Giám đốc Công an tỉnh xây dựng kế hoạch và đề ra những giải pháp cụ thể để triển khai thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ lưu trữ tại đơn vị.

Thực trạng với nguồn nhân lực và cơ sở vật chất hiện tại, đơn vị gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai, thực hiện, hầu hết các hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ đều có nhiều tài liệu có giá trị nghiệp vụ cao nên không thể huy động một cách rộng rãi nhiều hệ lực lượng cùng tham gia thực hiện số hóa. Để phấn đấu đạt được mục tiêu, yêu cầu đề ra, với khối lượng hồ sơ, tài liệu rất lớn, được lưu trữ qua các thời kỳ phát triển của lực lượng Công an Tây Ninh, thời gian qua, với sự quan tâm, chỉ đạo xuyên suốt của Ban Giám đốc Công an tỉnh, cấp ủy, Ban lãnh đạo đơn vị luôn làm tốt công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho cán bộ, chiến sĩ; chỉ đạo các đội nghiệp vụ sắp xếp công việc hợp lý, tập trung nhân lực, tận dụng tối đa trang thiết bị; đồng thời, yêu cầu từng cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ phải hết sức nỗ lực, cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Từng cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ luôn động viên nhau, cùng cố gắng phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu đề ra.

Với số lượng máy scan ít ỏi và xuống cấp do đã được trang cấp từ rất lâu, mỗi cán bộ đã tận dụng tối đa thời gian trong và ngoài giờ hành chính, kể cả thứ bảy, chủ nhật để thực hiện việc quét lưu, số hóa hồ sơ. Tài liệu đang lưu trữ số lượng lớn, hình thành từ lâu, nhiều tài liệu viết tay hiện mực viết mờ nhòe, tài liệu rách nát, không còn nguyên vẹn khổ giấy nên không thể sử dụng máy quét tốc độ cao, đơn vị chưa được trang bị máy chụp tài liệu nên chỉ có thể quét từng trang, trước khi quét phải làm phẳng tài liệu, dùng bìa cứng trong bọc bên ngoài để quét tài liệu...; nhiều trang tài liệu quét không đảm bảo chất lượng phải thực hiện nhiều lần nên tiến độ rất chậm. Mặc dù vậy, từng cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ luôn động viên nhau, cùng cố gắng phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu đề ra. Tính đến thời điểm hiện tại, đơn vị đã tiến hành số hóa được 47.614/195.931 tập hồ sơ.

Công tác số hóa hồ sơ, tài liệu tại Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Tây Ninh không chỉ đáp ứng yêu cầu cấp thiết của công tác lưu trữ hiện đại mà còn góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, bảo mật thông tin và hỗ trợ tích cực cho các hoạt động nghiệp vụ của lực lượng Công an. Kết quả, đã cung cấp thông tin, tài liệu hơn 1.447 yêu cầu; sao trích, cung cấp 11.003 trang bản sao tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiệp vụ và yêu cầu chính đáng của công dân.

Từ những kết quả trên, có thể khẳng định vai trò quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ, góp phần trong thực hiện nhiệm vụ bảo vệ an ninh quốc gia và giữ gìn trật tự an toàn xã hội; tiếp tục đẩy mạnh thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần quan trọng trong việc xây dựng lực lượng Hồ sơ nghiệp vụ nhanh chóng tiến lên chính quy, tinh nhuệ, hiện đại phục vụ hiệu quả các mặt công tác Công an trong thời gian tới.